Zaksięgowanie faktury VAT a uznanie długu

W ferworze codziennej działalności gospodarczej faktury często trafiają bezpośrednio do działu księgowości lub biura rachunkowego. Są wprowadzane do systemu, VAT jest odliczany, a „papierkowa robota” uznana za zakończoną. Problem pojawia się w momencie, gdy z kontrahentem wchodzimy w spór co do zapłaty, a sprawa trafia do sądu. Wówczas pojawia się pytanie czy zaksięgowanie faktury VAT stanowi uznanie długu? 

Czym jest uznanie długu?

Kodeks cywilny nie definiuje wprost „uznania długu”, ale w art. 123 § 1 pkt 2 k.c. wskazuje, że bieg przedawnienia przerywa się przez uznanie roszczenia przez osobę, przeciwko której roszczenie przysługuje. W praktyce i doktrynie wyróżniamy dwa rodzaje uznania:

1. Uznanie właściwe to umowa lub ugoda między stronami, w której dłużnik wprost oświadcza, że dług istnieje.
2. Uznanie niewłaściwe to z kolei każde zachowanie dłużnika, które uzewnętrznia jego wiedzę o tym, że ma dług wobec wierzyciela. To sygnał dla drugiej strony: „wiem, że muszę Ci zapłacić”.

Zaksięgowanie faktury VAT a uznanie długu 

Przez lata istniał spór w doktrynie, czy zaksięgowanie faktury VAT (czynność techniczno-rachunkowa) może być traktowane jako uznanie długu. W orzecznictwie istnieje spór co do ww. kwestii. Jednakże można odnależć stanowiska sądów powszechnych, że zaksięgowanie faktury VAT pod warunkiem spełnienia pewnych przesłanek może być potraktowane jako uznanie niewłaściwe.  Ujęcie faktury VAT w księgach rachunkowych dłużnika i skorzystanie przez niego z uprawnienia do odliczenia podatku VAT może bowiem stanowić uznanie niewłaściwe roszczenia.

Dlaczego odliczenie VAT jest kluczowe?

Sam fakt przyjęcia faktury („fizycznego odebrania”) nie jest uznaniem długu. Jednak rozliczenie jej w deklaracji podatkowej to już coś więcej. Składając deklarację JPK_VAT, przedsiębiorca oświadcza organom państwowym, że transakcja miała miejsce, a kwoty z faktury są rzetelne.

Trudno obronić tezę, że przedsiębiorca z jednej strony twierdzi przed Urzędem Skarbowym, iż usługa została wykonana (bo odlicza VAT), a z drugiej strony twierdzi przed sądem cywilnym, że dług nie istnieje lub jest sporny.

Czy to działa automatycznie? Ważne zastrzeżenie

Należy jednak pamiętać o pewnym niuansie uznanie niewłaściwe wymaga, aby dłużnik miał świadomość istnienia długu.

Jeśli zaksięgowanie nastąpiło:

• automatycznie,
• przez błąd księgowości,
• a zarząd spółki natychmiast po wykryciu błędu dokonał korekty i odesłał fakturę,

…wówczas sąd może uznać, że do uznania długu nie doszło. Księgowanie jest bowiem domniemaniem faktycznym, które dłużnik może próbować obalić, wykazując, że w rzeczywistości kwestionował roszczenie.

Podsumowanie

Zaksięgowanie faktury to w procesie sądowym potężny oręż w ręku wierzyciela. Dlatego warto uczulić działy księgowości, by nie księgowały „spornych” faktur do czasu wyjaśnienia sprawy. A jeśli już mleko się rozlało – pamiętaj, że w sądzie liczy się cały kontekst współpracy, a nie tylko zapisy w JPK_VAT.