Jak wprowadzić pracę zdalną w zakładzie pracy?

W ostatnim wpisie “Od kiedy i dla kogo praca zdalna” opisałam podstawowe założenia pracy zdalnej. Dla przypomnienia praca zdalna może zostać wprowadzone w umowie o pracę lub w trakcie zatrudnienia. W tym drugim przypadku każda ze stron może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie pracy zdalnej i powrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Dzisiaj spróbujemy odpowiedzieć na pytanie – jak wprowadzić pracę zdalną w zakładzie pracy.

Wprowadzenie pracy zdalnej na podstawie porozumienia lub regulaminu

Ustawodawca przewidział, że zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową.  W przypadku natomiast, gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami. 

W dużych zakładach pracy nie lada wyzwaniem może okazać się wypracowanie satysfakcjonującego dla wszystkich porozumienia. Dlatego też jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia z wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 253 ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy.

Co więcej jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia na powyższych zasadach, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia. 

Regulamin pracy zdalnej

U pracodawców, u których nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Powyższy sposób również może okazać się nie lada wyzwaniem. Na szczęście istnieje jeszcze jedna możliwość wprowadzenia pracy zdalnej w zakładzie pracy na podstawie polecenia pracodawcy albo porozumienia zawartego z pracownikiem.

Co musi zawierać porozumienie lub regulamin pracy zdalnej 

W porozumieniu oraz regulaminie określa się w szczególności:

1. grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
2. zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów, związanych z wykonywaniem pracy zdalnej;
3. zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu w przypadku niezapewnienia przez pracodawcę odpowiednich narzędzi do wykonywania pracy zdalnej;
4. zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
5. zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
6. zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
7. zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
8. zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Polecenie wykonywania pracy zdalnej albo porozumienie zawarte z pracownikiem

Wprowadzenie pracy zdalnej na podstawie polecenia pracodawcy albo porozumienia zawartego z pracownikiem w poleceniu albo porozumieniu muszą być ujęte wszystkie elementy, o których mowa w poprzednim paragrafie, za wyjątkiem pkt 1.