Od kiedy i dla kogo praca zdalna?

To już pewne. Od 7 kwietnia 2023 roku wchodzi w życie ustawa zmieniająca kodeks pracy, która reguluje kwestie pracy w trybie zdalnym. 

Jak wprowadzić pracę zdalną

Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić: 

1. przy zawieraniu umowy o pracę albo
2.  w trakcie zatrudnienia

Oznacza to, że nic nie stoi na przeszkodzie, by w trakcie obowiązywania umowy strony zawarły porozumienie, w którym ustalą zasady wykonywania przez pracownika pracy w trybie zdalnym. Co więcej tryb pracy może być zmieniany w trakcie trwania stosunku pracy (nie mylić z okazjonalną pracą zdalną, której zostanie poświęcony osobny post).. Z inicjatywą wykonywania pracy poza siedzibą pracodawcy może wyjść zarówno pracodawca, jak i pracownik, który może złożyć wniosek pisemnie lub elektronicznie. Powyższe rozwiązanie, tj. wniosek w formie elektronicznej jest pewnym novum w kodeksie pracy, albowiem dotychczas była przyjęta praktyka, że wszystkie wnioski i pisma powinny być składane pisemnie. 

Praca zdalna na polecenie pracodawcy 

Zgodnie z art. Art. 67(19) § 3 k.p. praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy: 

1.  w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub 
2. w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej

o ile pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

W przypadku wprowadzenia pracy zdalnej w ww. trybie, pracodawca będzie uprawniony do odwołania polecenia w każdym czasie i zażądania powrotu pracownika do miejsca świadczenia pracy, ustalonego w umowie. 

Praca zdalna na wniosek pracownika

O ile co do zasady praca zdalna wymaga zgody obu stron umowy to w pewnych sytuacjach pracodawca będzie zobowiązany uwzględnić wniosek pracownika o wykonywanie pracy zdalnej. Będzie to miało miejsce w przypadku pracownika:

1. o którym mowa w art. 1421 § 1 pkt 2 i 3 k.p. tj. pracownika-  rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”, pracownika – rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem  o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz pracownika – rodzica dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe (Dz. U. z 2021 r. poz. 1082 oraz z 2022 r. poz. 655 i 1079)
2.  pracownicy w ciąży;
3. pracownika- rodzica wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia
4. pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Odmowa pracy zdalnej

W przypadkach, o których mowa powyżej pracodawca będzie miał prawo nie uwzględnić wniosku pracownika o pracę zdalną jedynie w sytuacji, gdy świadczenie pracy w  tym trybie nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. 

O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca musi poinformować pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Jak wprowadzić pracę zdalną?

Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami.

Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe lub nie dojdzie do zawarcia porozumienia, o którym mowa powyżej pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie.Z kolei w przypadku, gdy u danego pracodawcy nie obowiązuje porozumienie lub nie został wprowadzony regulamin, o którym mowa powyżej zasady wykonywania pracy zdalnej mogą zostać uregulowane albo w poleceniu pracodawcy wykonywania pracy zdalnej albo porozumieniu zawartym z pracownikiem. 

Kontrola pracownika w trakcie pracy zdalnej

Pracodawca oczywiście będzie miał prawo kontroli pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrolę przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, na zasadach określonych w porozumieniu/ regulaminie lub poleceniu pracodawcy. W przypadku stwierdzenia uchybień będzie miał on prawo żądać od pracownika usunięcia ww. nieprawidłowości albo będzie mógł cofnąć zgodę na wykonywanie pracy w trybie zdalnym.

Zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej

W przypadku podjęcia pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia,  każda ze stron umowy o pracę będzie mogła wystąpić z wiążącym wnioskiem, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. W takiej sytuacji strony powinny ustalić termin przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. W razie braku porozumienia przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy następuje w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku. 

Pracodawca co do zasady nie będzie mógł jednak wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy przez pracownika, o którym mowa w art. 67(19) § 6 i 7 k.p. Przepis ten dotyczy właśnie pracowników, w stosunku do których pracodawca musi uwzględnić wniosek o pracę zdalną. Wyjątkiem będzie jedynie sytuacja, gdy dalsze wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. 

Cały tekst ustawy znajdziecie tutaj